Kragujevac online - Sve o gradu na jednom mestu

Prelazak sa papirnog na elektronsko arhiviranje dokumenata više nije pitanje izbora, već potreba savremenog poslovanja. U 2025. godini, digitalizacija arhive postaje standard u mnogim institucijama, zahvaljujući zakonodavnim promenama, razvoju IT rešenja i potrebi za efikasnijim radom.

U ovom vodiču objasnićemo kako se jednostavno i organizovano preći na e arhiviranje, šta podrazumeva vođenje elektronske arhivske knjige. Bez komplikovanog jezika – samo praktični saveti i konkretni koraci.

Šta je arhivska knjiga i kome je potrebna?

Arhivska knjiga je obavezan dokument koji vodi svaka ustanova ili firma koja izdaje, prima i arhivira službene spise. Prema Pravilniku o vođenju arhivske knjige, dužni ste da pratite tok dokumentacije koju izdvajate iz tekuće evidencije i pripremate za trajno čuvanje. Tradicionalno se vodila ručno, ali u savremenim sistemima koristi se arhivska knjiga u elektronskom obliku – što štedi vreme i resurse, a povećava tačnost.

Prvi koraci ka elektronskoj arhivi

Da biste uspešno prešli na e arhiviranje, potrebno je da:

• Skenirate postojeće dokumente - posebno one koji su u fazi predaje arhivu;
• Uspostavite sistemsku organizaciju arhive - kroz jasno određene klasifikacije i rokove čuvanja;
• Nabavite softver za elektronsku arhivsku knjigu i po mogućstvu i elektronsku delovodnu knjigu za potpunu integraciju.

Važno je da zaposleni budu upoznati sa novim procedurama, posebno oni koji vode arhivu. Bez adekvatne obuke i razumevanja procesa, može doći do propusta u popunjavanju evidencija, što kasnije otežava kontrolu i pravnu usklađenost. Preporučuje se organizovanje internog treninga ili radionica na temu elektronskog arhiviranja i pravilnog vođenja arhivske knjige. Na taj način se obezbeđuje da svi zaposleni znaju svoje obaveze i koriste nove alate na ispravan i efikasan način.

Kako izgleda elektronska arhivska knjiga?

Elektronska arhivska knjiga je moderan oblik vođenja evidencije, zasnovan na jasno strukturiranim poljima koja omogućavaju jednostavno i tačno praćenje arhivske dokumentacije. Evo par primera šta treba da sadrži: redni broj, broj i naziv dokumenta, vrstu dokumenta (ugovor, rešenje, dopis itd.), datum nastanka, rok čuvanja, kategoriju dokumenta, lokaciju dokumenta (folder/server), napomenu (npr. digitalni potpis, enkripcija).

Ako vam je potreban orijentir, dostupni su brojni primeri online kao elektronska arhivska knjiga primer ili elektronska arhivska knjiga primer popunjen. Oni pomažu da steknete rutinu u unosu i organizaciji.

Popunjavanje elektronske arhivske knjige – korak po korak

Popunjavanje arhivske knjige ne mora biti komplikovano. Ključno je da se prate svi koraci iz pravilnika o vođenju arhivske knjige, posebno kod određivanja roka čuvanja dokumenata (npr. 5, 10, 30 godina ili trajno).

Zahvaljujući savremenim softverskim rešenjima, moguće je automatski dodeljivati brojeve i generisati PDF/Excel izveštaje. Na taj način se obezbeđuje efikasnost i pravna ispravnost.

Arhivska knjiga 2025 – nove obaveze

U 2025. godini sve više institucija ima zakonsku obavezu da koristi arhivsku knjigu u elektronskom obliku, posebno u javnoj upravi. Rok za predaju arhivske knjige nadležnom arhivu obično je do 31. decembra za prethodnu kalendarsku godinu.

Zato je važno da redovno vodite evidenciju i pripremite sve za blagovremenu predaju. Pravovremeno unošenje podataka u elektronsku arhivsku knjigu omogućava tačnost, potpunost i brzu izradu izveštaja kada dođe vreme za predaju arhivske dokumentacije. Na taj način izbegavate stres, nepotrebne greške i eventualne sankcije zbog kašnjenja ili nepravilnog vođenja evidencije. Redovno ažuriranje arhive postaje svakodnevna rutina koja značajno doprinosi efikasnosti i usklađenosti sa zakonskim obavezama.

Veza sa elektronskom delovodnom knjigom

Povezivanje sa elektronskom delovodnom knjigom omogućava potpunu kontrolu nad dokumentima – od prijema, obrade, pa do arhiviranja. Ova integracija štedi vreme i smanjuje mogućnost greške jer se podaci automatski prenose između sistema.

Prednosti prelaska na e arhivu

Neke od ključnih koristi digitalnog arhiviranja su:

• Brz pristup dokumentima
• Smanjeni troškovi štampe i skladištenja
• Viši nivo bezbednosti (backup, pristup po ovlašćenju)
• Automatska izrada izveštaja i evidencija
• Usaglašenost sa zakonom

Digitalizacija nije trošak – to je investicija u efikasnost i pravnu sigurnost. Uvođenjem elektronskog arhiviranja, organizacije značajno smanjuju operativne troškove, štede vreme zaposlenih i minimizuju rizik od gubitka ili oštećenja dokumenata. Osim što omogućava bolju organizaciju i brži pristup informacijama, digitalna arhiva obezbeđuje i transparentnost u radu, što je posebno važno prilikom internih i eksternih kontrola. Dugoročno gledano, digitalizacija doprinosi stabilnijem, modernijem i odgovornijem poslovanju.

Zaključak

Prelazak na elektronsko arhiviranje ne mora biti komplikovan. Uz malo pripreme i odgovarajući softver, vaša arhivska knjiga može postati alat koji vam olakšava poslovanje, umesto da vam oduzima dragoceno vreme.

Za početak, preuzmite sa interneta primer arivske knjige ili još bolje elektronska arhivska knjiga primer popunjen, i krenite korak po korak. Pratite propise, koristite preporučene alate i organizujte dokumentaciju tako da uvek znate gde je i koliko dugo je treba čuvati.

U digitalnom dobu, efikasna arhiva je temelj uspešnog poslovanja. Bez pouzdane i dobro organizovane dokumentacije, teško je doneti brze i informisane odluke, ispoštovati zakonske rokove ili odgovoriti na zahteve klijenata i nadležnih institucija. Elektronsko arhiviranje omogućava kompanijama da rade efikasnije, bez zastoja, i da istovremeno obezbede visok nivo pravne i operativne sigurnosti. Arhiva više nije samo prostor za odlaganje dokumenata – ona postaje strateški resurs koji direktno utiče na produktivnost i ugled organizacije.